Tras las dos sentencias de la Audiencia Nacional en 2016, la Inspección de Trabajo ha endurecido sus controles en materia del cumplimiento del registro de jornada de los trabajadores por parte de las empresas para evitar el fraude en la realización de horas extraordinarias, como ya os hemos contado en el post ‘La Inspección de Trabajo endurece los controles dirigidos a evitar el fraude en las horas extraordinarias‘.
Las empresas tienen la obligación de llevar el registro diario de la jornada en todo caso, ya sea en contratos a tiempo parcial o a tiempo completo, haya o no horas extraordinarias. Ahora bien, ¿cómo realizar ese registro?
Para llevarlo cabo, tenéis que tener en cuenta que el registro puede ser informático, con cualquier sistema de fichaje, o manual. No existe un modelo establecido por la ley para llevar a efecto tal registro. En él tiene que constar la jornada diaria, por lo que debéis reflejar la hora de entrada y la de salida de cada día de cada trabajador.
No es suficiente a estos efectos con tener el calendario laboral en el que se fija el horario ni el contrato de trabajo. En el registro han de señalarse las horas realizadas al día y la suma mensual. Del registro ha de entregarse copia al trabajador, junto con la nómina mensual, y también debe facilitarse copia del registro, si viene al caso, a los representantes legales de los trabajadores.
El registro debe encontrarse en el centro de trabajo en todas las empresas de forma obligatoria, con independencia de su tamaño, para sea comprobado por el inspector.
Cómo os hemos señalado, la empresa es libre de elegir el modelo o tipo de registro que quiera para cumplir con esta obligación. Por tanto, el registro se puede llevar de forma electrónica mediante un sistema de fichajes (con tarjeta, huella dactilar…), pero también podéis llevar un registro manual con la firma del trabajador.
El sistema, documento o plantilla que se utilice debe contener la siguiente información:
- Identidad de la empresa
- Identificación del trabajador
- Especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo
- Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo.
- Firma del representante legal de la empresa
- Recibo del trabajador
La Inspección, en sus actuaciones, va a recabar información sobre cuestiones generales relativas al cumplimiento de obligaciones formales, como actividad de la empresa y horario, plantilla, puestos de trabajo, turnos, descansos, festivos trabajados, tipos de contratos, registro de jornada diario, existencia en el centro de cuadrantes de trabajo o realización de horas extraordinarias, entre otras.
También puede realizar entrevistas personales con los trabajadores y, en su caso, con los representantes sindicales.
Los registros deberán conservarse durante el plazo legalmente establecido de cuatro años. Además, debido al carácter de los datos, el sistema utilizado deberá cumplir con las obligaciones previstas en materia de protección de datos.